Tóm tắt nội dung
Sau khi nhận giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp buộc phải thực hiện các hồ sơ, thủ tục sau để tránh các xử phạt không mong muốn.
1. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là bước rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa thành lập.
Chi tiết hồ sơ bao gồm:
– Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng;
– Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
– Quyết định bổ nhiệm kế toán;
– Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ);
– Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp qua mạng);
– Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử.
Hồ sơ nộp tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
TẢI TRỌN BỘ Hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Lưu ý: IDA đúc kết cho bạn 4 kinh nghiệm thực tế khi làm hồ sơ kê khai thuế ban đầu như sau:
► Về hồ sơ: Tờ khai lệ phí môn bài là quan trọng nhất nên doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện, các hồ sơ còn lại tùy vào Chi cục Thuế mà doanh nghiệp có thể thực hiện sau. Hạn chót nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài là trước ngày 30/01 năm sau năm thành lập. Nếu không, doanh nghiệp sẽ bị phạt với mức phạt chậm nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài cụ thể theo bảng sau:
| Mức phạt | Số ngày chậm nộp tờ khai |
| Phạt cảnh cáo (Nếu có tình tiết giảm nhẹ) | 1 – 5 ngày |
| 400.000đ – 1.000.000đ | 1 – 10 ngày |
| 800.000đ – 2.000.000đ | 10 – 20 ngày |
| 1.200.000đ – 3.000.000đ | 20 – 30 ngày |
| 1.600.000đ – 4.000.000đ | 30 – 40 ngày |
| 2.000.000đ – 5.000.000đ | 40 – 90 ngày |
Công thức tính mức phạt chậm nộp tiền lệ phí môn bài như sau:
| Số tiền phạt = Số tiền chậm nộp x 0.03% x Số ngày chậm nộp |
(Theo Thông tư 130/2016/TT-BTC)
► Về quy định miễn lệ phí môn bài: Doanh nghiệp mới sẽ được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập (Nghị định 22/2020/NĐ-CP).
► Đối với doanh nghiệp thành lập trước 25/02/2020: Thời hạn nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động kinh doanh (Ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh được thể hiện tại mục Thông tin đăng ký thuế của Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp).
► Về ngày bắt đầu hoạt động: Nếu doanh nghiệp thành lập vào những ngày cuối tháng, nên đăng ký ngày bắt đầu hoạt động là ngày đầu của tháng sau để giảm bớt hồ sơ, thủ tục liên quan đến thuế.
2. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng
Hiện nay, tài khoản ngân hàng mang lại rất nhiều sự tiện lợi cho doanh nghiệp trong việc nộp thuế hay thực hiện các giao dịch kinh doanh. Hơn nữa, với quy định bắt buộc thực hiện chuyển khoản cho các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên thì mở tài khoản cũng là việc mà doanh nghiệp phải làm.
Sau khi mở tài khoản, trong vòng 10 ngày, doanh nghiệp phải thông báo lên Sở KH&ĐT để nắm thông tin, quản lý và kiểm soát các giao dịch.
Một tài khoản ngân hàng chỉ được dùng cho một doanh nghiệp, nhưng một doanh nghiệp có thể có nhiều tài khoản ngân hàng (tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp hoặc các ưu đãi, dịch vụ của ngân hàng mà doanh nghiệp chọn lựa).
3. Mua chữ ký số
Chữ ký số, chữ ký điện tử hay token với hình dáng giống usb, được xem như công cụ điện tử quan trọng của doanh nghiệp để thực hiện các thủ tục, hồ sơ qua mạng như ký hợp đồng online, giao dịch qua ngân hàng, bảo hiểm xã hội… mà không cần mất thời gian đi lại, in ấn, đóng dấu…
Tương tự như tài khoản ngân hàng, một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số nhưng một chữ ký số chỉ dùng cho một doanh nghiệp.
Để có thể sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp sau khi mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp như: Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, NewCA,… phải đăng ký với cơ quan thuế và được ngân hàng xác nhận.
Lưu ý: Để nắm rõ các thông tin về chữ ký số, bạn xem thêm tại các link sau:
Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số?
4. Treo bảng hiệu công ty
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Do đó, việc doanh nghiệp không treo bảng hiệu công ty có thể bị phạt từ 10 đến 15 triệu đồng, nặng hơn có thể bị khóa mã số thuế (Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP).
5. Làm thủ tục phát hành hóa đơn
Hóa đơn GTGT (hay còn gọi là hóa đơn VAT) và hóa đơn bán hàng trực tiếp có thể sử dụng hình thức hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Dù doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn nào thì vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
► Đối với hóa đơn giấy: Sau khi làm thủ tục đặt in hóa đơn GTGT, được sự đồng ý từ cơ quan thuế trực tiếp quản lý, doanh nghiệp mới tiến hành liên hệ đơn vị in hóa đơn và phát hành.
► Đối với hóa đơn điện tử: Sau khi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được duyệt (khoảng 2 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ), hóa đơn xuất ra mới có giá trị sử dụng. Hồ sơ bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn;
- Thông báo phát hành hóa đơn;
- Hóa đơn mẫu.
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, hạn cuối bắt buộc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/11/2020. Các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như Viettel, NewCA, Misa, BKAV, VNPT…
Lưu ý: Để thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có:
- Chữ ký số (token);
- Phần mềm HTKK để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử và kết xuất XML;
- Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu scan đính kèm file word để nộp qua mạng.
6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn
Đối với các thông tin còn thiếu trong quá trình đăng ký thành lập công ty như giấy phép con hay chứng chỉ hành nghề (đối với các mã ngành kinh doanh có điều kiện), doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện để tránh bị xử phạt trong trường hợp có đoàn thanh tra.
Đồng thời, đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh… phải thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh. Trường hợp sau khi thành lập, có các phát sinh không mong muốn gây ảnh hưởng đến tài chính và thời hạn cam kết góp vốn, doanh nghiệp phải thực hiện làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ.
7. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và các vấn đề về thuế
► Đối với chế độ bảo hiểm cho người lao động:
Tham gia bảo hiểm cho người lao động là trách nhiệm của doanh nghiệp. Tuy vậy, với hầu hết doanh nghiệp vừa thành lập thì đây lại là vấn đề hay bị thiếu sót.
Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động, chi tiết hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020);
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).
► Đối với các vấn đề về thuế:
Các loại thuế như: Tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNCN (nếu có phát sinh) hàng quý, thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN (nếu có), báo cáo quyết toán cuối năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… doanh nghiệp phải kê khai và nộp theo đúng quy định của pháp luật để tránh bị xử phạt chậm nộp hoặc khóa mã số thuế.
Với các doanh nghiệp nhỏ, vừa mới thành lập hay kế toán viên còn thiếu kinh nghiệm, thì sử dụng dịch vụ kế toán là lựa chọn tốt nhất của doanh nghiệp nhằm tối ưu thời gian và chi phí. Dịch vụ trọn gói về thuế, kế toán… tại Viện quản trị số (IDA) chính là giải pháp về kế toán thuế cho doanh nghiệp.
