Tóm tắt nội dung
Để đưa ra được ý kiến nhận xét về tính trung thực hợp lý của Báo cáo tài chính (BCTC) được kiểm toán, Kiểm toán viên (KTV) cần thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến nhận xét. Việc vận dụng các kỹ thuật để thu thập bằng chứng kiểm toán đóng vai trò quyết định đến chất lượng của cuộc kiểm toán và phụ thuộc rất nhiều vào tính xét đoán nghề nghiệp của KTV. Bài viết sau giới thiệu các kỹ thuật thu thập bằng chứng được áp dụng trong kiểm toán BCTC.
Kiểm tra
Kiểm tra là việc sử dụng các kỹ thuật thông thường như ra soát, nghiên cứu kỹ, đọc, duyệt, xem xét, so sánh, đối chiếu, xác minh… để thu thập bằng chứng kiểm toán.
Kỹ thuật kiểm tra thường gồm 2 loại: Kiểm tra vật chất và kiểm tra tài liệu.
Kiểm tra vật chất (kiểm kê)
Kiểm tra vật chất là quá trình KTV trực tiếp hoặc tham gia kiểm kê các loại tài sản của đơn vị khách hàng.
Kiểm tra vật chất thường được áp dụng đối với tài sản có hình thái vật chất cụ thể như: tiền mặt tại quỹ, hàng tồn kho, tài sản cố định.
Ưu điểm:
– Kỹ thuật kiểm tra vật chất cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhất, vì kiểm kê là quá trình xác minh sự hiện hữu của tài sản, mang tính khách quan.
– Cách thực hiện kỹ thuật này đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán.
Hạn chế:
– Kỹ thuật kiểm kê chỉ cung cấp bằng chứng về sự tồn tại thực tế của tài sản chứ không cung cấp bằng chứng về quyền sở hữu của đơn vị đối với tài sản đó, ví dụ tài sản cố định có thể hiện hữu nhưng lại là tài sản thuê ngoài …
– Kiểm tra vật chất chỉ cho biết sự tồn tại thực tế về số lượng của tài sản, không cung cấp bằng chứng về mặt giá trị của tài sản, trong khi tài sản được trình bày trên BCTC dưới hình thức giá trị.
Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra tài liệu là việc KTV xem xét, kiểm tra đối chiếu các chứng từ, tài liệu, sổ sách có liên quan để chứng minh một thông tin trên báo cáo tài chính.
Có 2 cách kiểm tra tài liệu.
Thứ nhất, từ một kết luận có trước, KTV thu thập tài liệu làm cơ sở cho kết luận cần được khẳng định. Ví dụ, KTV kiểm tra các tài liệu, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu tài sản.
Thứ hai, kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi vào sổ sách. Quá trình này có thể tiến hành theo hai hướng: Từ chứng từ gốc lên sổ hoặc từ sổ kiểm tra về chứng từ gốc.
– Trong trường hợp KTV nghi ngờ số liệu trên sổ kế toán của đơn vị được báo cáo lớn hơn số liệu thực tế, KTV sẽ tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ trên sổ kế toán, sau đó kiểm tra ngược về chứng từ gốc chứng minh cho nghiệp vụ;
– Ngược lại, trong trường hợp KTV nghi ngờ số liệu trên sổ kế toán của đơn vị được báo cáo nhỏ hơn số liệu thực tế, KTV sẽ chọn mẫu các chứng từ gốc và kiểm tra vào sổ kế toán xem các nghiệp vụ có được ghi sổ đầy đủ hay không.
Ưu điểm:
Kỹ thuật kiểm tra tài liệu tương đối thuận tiện do tài liệu thường là có sẵn, chi phí để thu thập bằng chứng cũng ít hơn các kỹ thuật khác.
Hạn chế:
– Độ tin cậy của tài liệu minh chứng phụ thuộc vào nguồn gốc của bằng chứng (hay sự độc lập của tài liệu so với đơn vị được kiểm toán);
– Các tài liệu cung cấp có thể đã bị sửa chữa, giả mạo làm mất tính khách quan nên cần có sự kiểm tra, xác minh bằng phương pháp kỹ thuật khác.
Xác nhận từ bên ngoài
Xác nhận là quá trình thu thập thông tin do bên thứ ba độc lập cung cấp để xác minh tính chính xác của các thông tin trên BCTC.
Ví dụ, KTV có thể gửi thư yêu cầu ngân hàng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng, hoặc xin xác nhận của khách hàng/nhà cung cấp về số dư nợ phải thu khách hàng/nợ phải trả người bán…
Có 2 hình thức gửi thư xác nhận: xác nhận dạng khẳng định và xác nhận dạng phủ định.
– Thư xác nhận dạng khẳng định: KTV đề nghị bên xác nhận gửi thư phản hồi cho KTV nêu rõ đồng ý hay không đồng ý với thông tin cần xác nhận hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận;
– Thư xác nhận phủ định: KTV đề nghị bên xác nhận phản hồi chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin nêu trong thư xác nhận.
Ưu điểm:
Bằng chứng thu được có độ tin cậy cao nếu KTV thực hiện đúng qui trình gửi thư xác nhận.
Hạn chế:
Chi phí thực hiện khá lớn và thường cần thời gian để nhận thư phản hồi. Đồng thời, KTV cũng cần quan tâm đến khả năng thông đồng giữa đơn vị được kiểm toán và bên cần xác nhận thông tin.
Quan sát
Quan sát là theo dõi một hiện tượng, một quy trình hoặc thủ tục do người khác thực hiện.
Ví dụ, KTV có thể quan sát quá trình kiểm kê tài sản của đơn vị để xác nhận kết quả kiểm kê của đơn vị hay quan sát các nhân viên thực hiện nhiệm vụ để xác định liệu họ có thực hiện nhiệm vụ đúng quy định hay không.
Ưu điểm:
– Bằng chứng thu được đáng tin cậy
Hạn chế:
Bằng chứng chỉ có độ tin cậy cao tại thời điểm quan sát mà không chắc chắn ở các thời điểm khác.
Phỏng vấn
Phỏng vấn là việc thu thập thông tin thông qua việc thẩm vấn những người hiểu biết bên trong hoặc bên ngoài đơn vị.
Phỏng vấn có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức, như phỏng vấn bằng văn bản chính thức đến phỏng vấn bằng lời không chính thức.
Qui trình thu thập bằng chứng qua phỏng vấn bao gồm 3 giai đoạn:
– Lập kế hoạch phỏng vấn: kiểm toán viên phải xác định được mục đích, đối tượng và nội dung cần phỏng vấn, thời gian và địa điểm phỏng vấn.
– Thực hiện phỏng vấn: kiểm toán viên giới thiệu lý do cuộc phỏng vấn, trao đổi về những trọng điểm đã xác định.
– Kết thúc phỏng vấn: kiểm toán viên cần đưa ra kết luận trên cơ sở thông tin đã thu tập được.
Ưu điểm:
Giúp KTV thu thập được những bằng chứng chưa có sẵn
Hạn chế:
Độ tin cậy của bằng chứng không cao và phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của người được phỏng vấn.
Tính toán lại
Kỹ thuật tính toán là việc KTV kiểm tra tính chính xác về mặt số học của việc tính toán và ghi sổ hoặc KTV tự thực hiện các tính toán độc lập.
Ví dụ, KTV có thể kiểm tra tính đúng đắn (bằng cách tính lại) các hóa đơn, phiếu nhập – xuất kho, số liệu hàng tồn kho, tính toán lại chi phí khấu hao, giá thành, các khoản dự phòng, thuế, số tổng cộng trên sổ chi tiết và sổ cái, …
Ưu điểm:
Kỹ thuật này cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao xét về mặt số học.
Hạn chế:
Các phép tính và phân bổ đôi khi khá phức tạp, tốn thời gian, đặc biệt khi đơn vị được kiểm toán có qui mô lớn, loại hình kinh doanh da dạng, luồng tiền ra vào lớn …
Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là việc đánh giá thông tin qua việc phân tích các mối quan hệ hợp lý giữa dữ liệu tài chính và phi tài chính, qua đó tìm ra xu hướng biến động của các chỉ tiêu.
Trong kiểm toán BCTC, có ba kỹ thuật phân tích thường được sử dụng: phân tích xu hướng và phân tích tỷ suất và phân tích tính hợp lý.
Ưu điểm:
Thủ tục phân tích được thực hiện tương đối đơn giản, nhanh chóng, hiệu quả cao.
Hạn chế:
– Do mối quan hệ bản chất giữa các chỉ tiêu được so sánh nên việc phân tích sẽ không có ý nghĩa nếu các chỉ tiêu không có mối liên hệ với nhau.
– Đối với những khoản mục hay chỉ tiêu trọng yếu, KTV không thể chỉ sử dụng kỹ thuật phân tích đơn thuần mà cần kết hợp với các kỹ thuật khác để tìm được bằng chứng thích hợp.
Thực hiện lại
Thực hiện lại là việc KTV thực hiện một cách độc lập các thủ tục hoặc các kiểm soát đã được đơn vị thực hiện trước đó như một phần kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Bằng chứng thu được từ kỹ thuật này giúp KTV đánh giá được tính hiệu quả và thích hợp của các quy chế kiểm soát nội bộ đang được thực hiện trong kỳ tại đơn vị.
Ưu điểm:
Bằng chứng có độ tin cậy cao
Hạn chế:
Việc thực hiện tốn khá nhiều thời gian và chi phí kiểm toán.
Tài liệu tham khảo:
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500
