Tóm tắt nội dung
Chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung và chuyển đổi số hệ thống kế toán tài chính đã và đang là xu thế tất yếu để thích ứng với thời đại số của các doanh nghiệp Việt Nam.
Giải pháp đắc lực giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số hệ thống kế toán một cách hiệu quả chính là việc áp dụng nhanh chóng áp dụng đồng bộ hóa đơn điện tử.
Chuyển đổi số là gì?
Khái niệm chuyển đổi số
Trong những năm gần đây, khái niệm chuyển đổi số đã trở nên phổ biến và trở thành tất yếu đối với mọi doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng liệu rằng tất cả các doanh nghiệp đều đã nhận thức đúng về chuyển đổi số và sẵn sàng với chuyển đổi số chính doanh nghiệp của họ hay chưa?
Vậy chuyển đổi số là gì?
Hiện nay, có nhiều khái niệm khác nhau về chuyển đổi số. Đơn giản, chuyển đổi số là quá trình ứng dụng công nghệ số vào tất cả các lĩnh vực trong hoạt động của một doanh nghiệp. Từ đó, làm thay đổi cách thức vận hành, mô hình tổ chức hoạt động và mang đến hiệu quả đáng kể trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang trì hoãn chuyển đổi số, duy trì cách làm thủ công truyền thống vì cho rằng chuyển đổi số là không cần thiết, tốn kém hoặc đơn giản là không biết nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?
Vậy chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu? Có nên chuyển đổi số một cách toàn diện, ngay lập tức tất cả các hoạt động của doanh nghiệp không?
Chuyển đổi số là cần thiết, nhưng doanh nghiệp cần chuyển đổi dần theo mức độ ưu tiên và thời gian để đảm bảo nguồn lực cũng như mang lại hiệu quả tối ưu.
Chuyển đổi số hệ thống kế toán
Tương tự như tất cả các lĩnh vực khác, chuyển đổi số ngành kế toán chính là việc ứng dụng công nghệ số vào quy trình kế toán, giúp công tác kế toán được triển khai nhanh chóng, hiệu quả, tối ưu hóa nhân sự, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Hiện nay, một số ứng ứng số quan trọng đang được áp dụng trong lĩnh vực kế toán như phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kê khai điện tử, chữ ký số…
Quá trình chuyển đổi số hệ thống kế toán
Tại sao phải chuyển đổi số hệ thống kế toán?
Đối với bộ phận kế toán, do tính chất đặc thù của công việc kế toán là nhiều chứng từ, tài liệu, giấy tờ nên quá trình làm việc có thể sẽ rườm rà hoặc thiếu hiệu quả. Với kế toán thủ công, việc lập, luân chuyển, bảo quản chứng từ kế toán mất rất nhiều thời gian và cần nhiều nhân sự.
Chuyển đổi số hệ thống kế toán giúp đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ của kế toán, góp phần minh bạch hóa, giảm thiểu tối đa các quy trình đang được làm việc thủ công, thay vào đó là chuẩn hóa thông tin dữ liệu kế toán.
Lợi ích của chuyển đổi hóa hệ thống kế toán
Vậy chuyển đổi số hệ thống kế toán mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Thay đổi tính chất công việc của tài chính kế toán
Chuyển đổi số hệ thống kế toán sẽ thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc của bộ phận kế toán, từ phương pháp kế toán thủ công truyền thống sang phương thức làm việc mới hiện đại hơn.
Phần lớn các công việc tài chính kế toán sẽ được tự động hóa, giúp các quy trình diễn ra hiệu quả hơn và tổ chức bộ máy tinh gọn hơn.
Ví dụ, với kế toán thủ công, việc lập, xuất hóa đơn được thực hiện theo phương thức viết tay thủ công. Với chuyển đổi số, kế toán sẽ thực hiện công việc này một cách đơn giản ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử, vừa tiện lợi, nhanh chóng lại tối ưu tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc
Trước đây, với kế toán thủ công, công việc của các kế toán viên bị phụ thuộc vào nhau, dẫn đến quy trình luân chuyển và xử lý chứng từ phải trải qua nhiều khâu, gây mất thời gian và công sức.
Khi chuyển đổi số hệ thống kế toán, nhờ ứng dụng công nghệ số trong công việc, quy trình luân chuyển và xử lý chứng từ kế toán sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn. Mọi công việc nhờ thế có thể được giải quyết từ xa, thậm chí là giải quyết 24/7.
Đồng thời, thông qua số hóa dữ liệu và số hóa quy trình, việc tổng hợp các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của bộ phận kế toán sẽ nhanh hơn, tránh sai sót và giảm thời gian đối chiếu số liệu giữa các phòng ban nghiệp vụ.
Tối đa hóa nguồn lực doanh nghiệp
Thông qua chuyển đổi số hệ thống kế toán, nhân sự kế toán sẽ trở nên tối ưu hơn.
Thay vì xử lý công việc thủ công, số hóa giúp bộ phận kế toán giải quyết công việc hiệu quả hơn, công việc được phân luồng rõ ràng và hoạt động trôi chảy, trơn tru hơn, thông qua đó tinh gọn bộ máy kế toán, nâng cao chất lượng nhân sự.
Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp
Thông tin kế toán là một nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết định.
Trước đây, với kế toán truyền thống, khi báo cáo thông tin lên nhà quản trị, kế toán sử dụng email hoặc trực tiếp báo cáo.
Khi áp dụng công nghệ số trong công tác kế toán, mọi thông tin, báo cáo kế toán đều được số hóa và công khai trên phần mềm. Kế toán không cần lập báo cáo theo phương thức thủ công hay gửi email cho nhà quản lý.
Thay vào đó, nhà quản lý sẽ sử dụng phần mềm để kiểm tra báo cáo một cách nhanh chóng, từ đó nhanh chóng nắm bắt tình hình và hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Giải pháp chuyển đổi số hệ thống kế toán
Để chuyển đổi số hệ thống kế toán, doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức và áp dụng đồng bộ các giải pháp.
Dưới đây là một số gợi ý giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số hệ thống kế toán:
Sử dụng điện toán đám mây để lưu trữ tài liệu kế toán
Thay vì lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán bằng giấy tờ và trên các sổ kế toán như trước đây, doanh nghiệp có thể số hóa các tài liệu này và lưu trữ trên máy tính, trên server đám mây của doanh nghiệp.
Việc số hóa chứng từ, tài liệu kế toán giúp dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu và bảo quản tài liệu.
Đồng thời, trong trường hợp tài liệu bị mất mát, việc tra cứu và phục hồi tài liệu cũng trở nên dễ dàng hơn.
Tăng cường công nghệ làm việc từ xa
Hiện nay, các nghiệp vụ kê khai thuế đã có thể thực hiện từ xa trên các hệ thống phần mềm của cơ quan thuế.
Bộ phận kế toán cần ứng dụng tối đa năng suất của phần mềm và hệ thống trực tuyến để giảm tải áp lực kê khai tại cơ quan thuế. Đồng thời, việc này cũng giúp bộ phận kế toán nâng cao năng suất làm việc.
Phần mềm kế toán online
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với phần mềm kế toán trước đây, kế toán phải đến làm việc tại máy tính của công ty. Với phần mềm kế toán online, hạn chế này sẽ được khắc phục hoàn toàn. Kế toán viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, tối ưu thời gian và tăng năng suất làm việc.
Phần mềm kế toán online là chương trình phần mềm có khả năng kết nối hết sức linh hoạt, và khả năng trao đổi với khai thác thông tin từ bất cứ đâu thông qua kết nối internet diện rộng hoặc toàn cầu.
Đa phần các phần mềm kế toán online hiện nay đều sử dụng được trên các trình duyệt thay vì phải cài đặt lên máy tính mang đến sự thuận tiện trong công việc cho bộ phận kế toán doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí luận chuyển, bảo quản hóa đơn. Đồng thời, hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật cao hơn so với hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử – giải pháp chuyển đổi số hệ thống kế toán
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Công việc lập – xuất hóa đơn là một trong những nghiệp vụ vô cùng quan trọng của bộ phận kế toán. Đối với doanh nghiệp, khâu hóa đơn chính là khâu quan trọng, là nền tảng để xác định, kê khai và nộp thuế chính xác, minh bạch.
Do đó, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chính là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số hệ thống kế toán nói riêng và chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung.
Quy định áp dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Trước ngày 01/7/2022:
Chỉ bắt buộc áp dụng hoá đơn điện tử đối với các cơ sở kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử mà đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.
- Từ ngày 01/7/2022:
Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,…
Lợi ích của hóa đơn điện tử
So với hóa đơn truyền thống, hóa đơn điện tử mang lại nhiều hiệu quả vượt trội, cụ thể:
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,…).
- Rút ngắn quy trình lập – xuất hóa đơn.
- Giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn: mất, cháy, hỏng,… khi sử dụng hóa đơn giấy.
- Dễ dàng lưu trữ, kiểm tra, quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi.
- Tự động gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng.
- Gia tăng tính thuận tiện cho kế toán trong việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu.
- Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: Sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.
Một số phần mềm hóa đơn điện tử còn có thể lập hóa đơn điện tử thông qua app mobile, do đó kế toán doanh nghiệp có thể lập – xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi chỉ với 01 chiếc điện thoại thông minh có kết nối mạng.
Đồng thời, lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể theo dõi, kiểm tra, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp mình bất cứ thời điểm nào trên app.
Kết luận
Với sự phát triển của công nghệ số, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh nói chung, lĩnh vực kế toán nói riêng. Chuyển đổi số trong kế toán chắc chắn không thể thiếu khi vận hành doanh nghiệp.
Việc sử dụng Hóa đơn điện tử sẽ là điều bắt buộc trong tương lai. Hóa đơn điện tử sẽ mang đến cả những lợi ích, cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Các doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp tư duy cũng như nhận thức về chuyển đổi số để thích ứng kịp thời với thời đại số.
